Statuts de l’ADNSP

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une Association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901 ayant pour dénomination : ADNSP. Sigle signifiant : Agence du Numérique dans le Secteur Public.

Le numérique est un outil désormais incontournable du service public. Au cœur d’enjeux financiers, éthiques, politiques et sécuritaires, le numérique public en général — et territorial en particulier — est potentiellement un facteur de progrès pour les collectivités territoriales et leur population.

Dans ce contexte, l’ADNSP Guadeloupe a notamment pour but :

• D’assurer la promotion d’une philosophie du numérique au sein du service public territorial, notamment concernant les sujets de souveraineté, d’éthique et de cyber résilience, tant pour les infrastructures fixes, mobiles, réseaux et services de communications électroniques, du numérique éducatif, de la gestion de la donnée, des usages numériques des collectivités et entités publiques locales de Guadeloupe ;
• De représenter les acteurs internes du numérique public de Guadeloupe auprès de toute autorité publique et privée dans le but de réaliser son objet social ;
• D’apporter à ses membres et cibles les informations, conseils ou autres soutiens nécessaires à la cyber résilience du service public territorial de Guadeloupe ;
• De favoriser les échanges avec l’ensemble des partenaires locaux, nationaux ou internationaux, notamment avec les autorités compétentes et acteurs économiques du secteur ;
• Favoriser, promouvoir et organiser les échanges entre les décideurs du numérique ;
• Contribuer au développement de la filière numérique sur le territoire ;
• Valoriser les compétences des professionnels du numérique locaux et / ou Guadeloupéens hors du territoire ;
• Concourir à renforcer la cyber conscience des agents des collectivités et établissements publics locaux, des élus et plus largement de leur population ;
• Aider les collectivités territoriales et établissements publics locaux par le développement d’une action de sensibilisation sur des thématiques liées au numérique, et notamment en matière de respect de la réglementation (RGPD, NIS2…) et de cybersécurité ;
• Organiser ou participer à divers évènements, formations, sensibilisation, animation ;
• Et de mettre en œuvre tous les autres moyens susceptibles d’être utilisés pour concourir à la réalisation de l’objet social.

Cette liste n’est pas limitative.

3.1. Catégories de membres

Il existe 7 catégories de membres au sein de l’ADNSP, dont certaines donnent le droit de vote aux assemblées générales ordinaires et extraordinaires.

3.2. Processus d’adhésion

Pour s’assurer de réaliser son objet social, l’association a défini un processus d’adhésion. Celui-ci permettra de garantir que les membres partagent sa vision du numérique public territorial et ses valeurs.

La période d’adhésion (personne physique) correspond à octobre de l’année N-1 à mars de l’année N. Tout adhérent (personne physique) n’ayant pas renouvelé son adhésion durant la période indiquée perd d’office son titre de membre.

La période d’adhésion pour les personnes morales correspond de janvier à septembre de l’année N. Elle est tacitement renouvelable sauf demande de résiliation faite avant le 31 décembre de l’année en cours.

Tout nouveau candidat à l’adhésion doit s’y soumettre. Les renouvellements d’adhésion (avec une interruption de moins d’un an) ne sont pas concernés, sauf décision contraire du Conseil d’Administration. Ce processus comporte trois étapes :

1. Le candidat apporte la preuve de sa qualité d’acteur du numérique dans le service public lors d’échanges préalables à l’adhésion avec le conseil d’administration.
2. Le candidat est invité à solliciter son adhésion en réglant la cotisation correspondant à l’une des catégories possibles de membres.
3. Le conseil d’administration indique dans un délai de deux semaines maximum si la candidature est définitivement approuvée. a. Tout rejet doit être expressément notifié et motivé par courrier électronique ou papier. b. En cas de rejet, la somme versée est intégralement remboursée. c. En cas d’approbation ou à défaut d’opposition dans le délai de deux semaines, le candidat devient membre suivant la catégorie lui correspondant.

3.3. Perte de la qualité de membre

La qualité de membre de l’association se perd : par démission, adressée par écrit au Président de l’association ; par défaut de cotisation après sa date d’exigibilité ; par décision motivée du Conseil d’administration, adoptée à la majorité simple.

La durée de l’association est illimitée. Son siège est fixé à 1999 Chemin de Varin, Gommier, 97116 Pointe-Noire. Il pourra être transféré sur simple décision du Conseil d’Administration. Cette décision fera l’objet d’une modification des statuts à l’assemblée générale extraordinaire suivante.

Les ressources de l’association comprennent : le montant des cotisations ; les subventions éventuelles de l’État, des régions, des départements, des communes et de tout autre organisme public ; les dons ; les partenariats avec des entreprises en rapport avec l’objet de l’association ; les partenariats avec des associations de collectivités ou d’élus en rapport avec l’association ; ainsi que toutes autres ressources légales et réglementaires, notamment les prestations qui pourraient être fournies à titre onéreux sous forme d’études ou de formations.

Les cotisations sont fixées annuellement par le Conseil d’Administration. Tous les partenariats apportant des ressources font l’objet de conventions validées en Conseil d’Administration, qu’ils soient conclus avec des structures publiques ou privées.

6.1. Composition et compétences

L’association est administrée par un Conseil d’administration composé de 12 membres. Le mandat est d’une durée de 3 ans renouvelable à compter de la date de l’élection.

Le Conseil d’Administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour administrer l’Association dans les limites de son objet statutaire tel que défini à l’article 2 des Statuts et sous réserve des pouvoirs attribués à l’Assemblée Générale par les Statuts. Le Conseil d’Administration peut déléguer tel ou tel de ses pouvoirs, pour une durée déterminée ou non, à un ou plusieurs de ses membres. Il arrête les comptes de l’exercice écoulé et vote le budget. Il établit l’ordre du jour des Assemblées Générales, assure avec le Bureau l’exécution des décisions prises par l’Assemblée Générale. Il rend compte annuellement de son action devant l’Assemblée Générale.

6.2. Élection

L’Assemblée générale ordinaire élit à la majorité simple les membres du Conseil d’administration. Quand lors d’une assemblée générale extraordinaire les statuts (et notamment la composition du Conseil d’administration) sont modifiés, l’élection des membres siégeant au Conseil d’administration peut intervenir au sein de cette même séance.

En cas de vacance, le Conseil d’Administration peut pourvoir provisoirement au remplacement de ses membres. Le remplacement définitif sera alors à l’ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l’expiration du mandat des membres remplacés.

6.3. Séances

Le Conseil d’administration se réunit au moins une fois par an, et chaque fois qu’il est besoin sur convocation du Président. Chaque membre du Conseil d’administration peut se faire représenter par un autre membre. Les pouvoirs sont écrits. Nul ne peut détenir plus de deux pouvoirs. Le vote en numérique est possible pour les membres en distanciel. Les réunions du Conseil d’administration donnent lieu à un procès-verbal écrit. Les décisions sans impact financier significatif peuvent également être prises de façon consensuelle, au moyen d’outils informatiques de messagerie électronique ou par échange téléphonique.

6.4. Délégation aux administrateurs

Les membres du Conseil d’administration, au premier rang desquels le Président, sont mandatés par le Conseil d’administration pour assurer la représentation de l’association, tant en France qu’à l’étranger, auprès des pouvoirs publics et des tiers.

Le Président dispose des pouvoirs les plus étendus pour assurer la représentation de l’association, tant en France qu’à l’étranger, auprès des pouvoirs publics et des tiers. Il ordonne les dépenses. Il dirige les discussions dans les réunions du Conseil d’administration et de l’Assemblée générale. Il surveille et assure l’observation des statuts. Il signe tous actes, toutes mesures ou tous extraits des délibérations intéressant l’association, fait ouvrir les comptes. Il peut déléguer tout ou partie de ses pouvoirs.

Le Président peut attribuer des délégations aux membres du Conseil d’administration ou à tout adhérent à l’association pour suivre des thèmes particuliers. C’est lors des séances du Conseil d’Administration que sont éventuellement votées des attributions / missions permanentes ou temporaires aux vice-présidents et éventuellement à d’autres membres non administrateurs.

Le Président agit en justice au nom de l’association tant en demande (avec l’autorisation du Conseil d’administration lorsqu’il n’y a pas urgence) qu’en défense. Vis-à-vis des organismes bancaires ou postaux, le Président, le Trésorier et / ou le Trésorier adjoint ont pouvoir, chacun séparément, de signer tous moyens de paiement (chèques, virements, etc.).

Le secrétaire, assisté du secrétaire adjoint, collabore étroitement avec le président et le trésorier. De façon générale, le secrétaire traite de la vie administrative de l’association. Ses missions consistent notamment à : traiter les courriers et les transmettre à l’organe / au membre compétent ; assurer la communication avec les adhérents et définir les outils nécessaires à cette mission (registres, supports, etc.) ; diffuser l’information à destination des adhérents et des cibles de l’association ; informer les membres de la tenue d’une réunion dans un délai raisonnable (par courrier, par voie d’affichage ou par mail) ; rédiger les comptes-rendus de réunion, procès-verbaux, délibérations et autres documents nécessaires à la vie de l’association ; tenir à jour tous les registres de l’association. Le Trésorier encaisse les recettes et acquitte les dépenses.

6.5. Fin du mandat d’administrateur

Le mandat de membre du Conseil d’Administration prend fin par : l’arrivée de son terme ; la démission ; le décès pour les personnes physiques ou la dissolution, pour quelque cause que ce soit, pour les personnes morales ; la perte de la qualité de représentant de la personne morale membre de l’Association ; la révocation prononcée par l’Assemblée Générale.

Pour assurer la gestion quotidienne de l’association, celle-ci se dote d’un organe exécutif, le bureau. Celui-ci peut agir sur délégation du Conseil d’administration, mais aussi à son initiative, en informant les administrateurs des mesures mises en œuvre.

7.1. Composition du bureau

Le bureau est composé des membres suivants : Président ; 1er Vice-Président ; 2ème Vice-Président ; Secrétaire général ; Secrétaire général adjoint ; Trésorier ; Trésorier adjoint ; Délégué à la Protection des Données ; Conseiller Technique Numérique ; Conseiller Technique Numérique adjoint ; Chargé de mission. La position de membre du bureau prend fin de plein droit s’il cesse de faire partie du Conseil d’Administration.

7.2. Compétences du bureau

Le Bureau assure la gestion courante de l’Association et l’exécution des décisions du Conseil d’Administration. Il se réunit aussi souvent que l’intérêt de l’Association l’exige et sur simple convocation du Président. Il assure notamment les missions suivantes : réception des demandes d’adhésion et transmission au Conseil d’Administration dans le cadre du processus d’adhésion défini ; déclaration en préfecture de la liste des membres, leurs fonctions éventuelles au sein des instances de l’association ainsi que toute modification importante (transfert du siège social, changement de dirigeant…) ; publications requises au journal officiel dans les délais impartis (modifications statutaires notamment) ; organisation et planification des réunions : conseil d’administration, assemblées générales ordinaires et extraordinaires… ; respect du suivi de l’ordre du jour établi et du temps imparti à chaque point abordé ; exécution et suivi des décisions des instances (CA, AGO, AGE) ; veiller au respect des obligations statutaires et réglementaires.

Le Conseil d’administration peut par ailleurs confier toute mission au bureau, à titre permanent ou exceptionnel, à l’exception des compétences relevant des assemblées générales.

Une ou des Commissions thématiques peuvent se réunir en tant que de besoin et peuvent procéder à des échanges par tous moyens sur les questions urgentes, après validation de leur constitution et de leurs membres par le Conseil d’administration et sur proposition de tout groupe d’adhérents. Le conseil d’administration peut définir une durée maximale aux commissions, les prolonger ou au contraire y mettre un terme anticipé si nécessaire.

L’Assemblée générale ordinaire ou extraordinaire comprend tous les membres disposant du droit de vote. Chaque membre a le droit de se faire représenter par un autre membre en remettant à ce dernier un mandat écrit. Nul ne peut détenir plus de deux pouvoirs. Les pouvoirs peuvent être établis jusqu’au jour de la séance. Ils doivent être remis au secrétariat de l’association.

Huit jours au moins avant la date fixée par le Conseil d’administration, les membres de l’association sont convoqués par le Président. L’ordre du jour est indiqué sur les convocations. L’Assemblée est présidée par le Président ou son représentant désigné au sein du Conseil d’administration.

11.1. Assemblée générale ordinaire

L’Assemblée générale ordinaire a pour missions principales : d’entendre les rapports sur la gestion et la situation financière et morale de l’association ; d’approuver les comptes de l’exercice ; de voter le budget de l’exercice suivant ; d’être informée du renouvellement du Conseil d’administration à échéance des mandats.

L’Assemblée générale se réunit une fois par an et chaque fois qu’il est besoin sur décision du Conseil d’administration et sur convocation du Président. Le Conseil d’administration fixe l’ordre du jour dans la séance précédant l’Assemblée générale et doit tenir compte des propositions écrites qu’il aura reçues des membres. L’Assemblée générale ne peut délibérer que sur les questions à l’ordre du jour. Les décisions de l’assemblée générale ordinaire sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés. Les procès-verbaux de chaque Assemblée générale doivent être approuvés et signés du Président et d’un autre membre du Conseil d’Administration.

11.2. Assemblée générale extraordinaire

Le président convoque l’Assemblée générale extraordinaire en cas de modification des statuts de l’association et en cas de dissolution de l’association. Le quorum pour la tenue d’une Assemblée Générale Extraordinaire est de la moitié des membres, présents ou représentés. S’il n’est pas atteint, il est adressé une nouvelle convocation en respectant un délai d’au moins 15 (quinze) jours entre les deux Assemblées, sur le même ordre du jour mais sans condition de quorum. Les décisions de l’assemblée générale extraordinaire sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés. Les procès-verbaux de chaque Assemblée générale extraordinaire doivent être approuvés et signés du Président et du Secrétaire Général.

La comptabilité est tenue sous le contrôle du Trésorier et du Trésorier adjoint selon le plan comptable national. Le bilan annuel et le compte de résultats sont transmis à tout membre sur simple demande.

Le Conseil d’administration a tout pouvoir pour recruter le personnel nécessaire à la gestion administrative, financière et technique de l’association et, en tant que de besoin, toute autre mission. Le personnel de l’association peut comprendre des stagiaires, des apprentis, des agents recrutés par l’association sur des contrats de droit privé ainsi que des agents de l’État, des collectivités locales ou des établissements publics mis à disposition ou détachés par ces derniers.

En cas de dissolution volontaire, l’Assemblée générale extraordinaire de liquidation nommera un ou plusieurs liquidateurs. En aucun cas, les biens ne peuvent être répartis entre les membres de l’association. Ils sont dévolus conformément à la loi.

Pour organiser ses activités (notamment les activités génératrices de recettes et / ou de dépenses) et compléter les statuts, le Conseil d’administration peut établir un règlement intérieur général et / ou des règlements spécifiques. Ce dernier, conforme aux statuts, pourra les préciser, notamment concernant les sujets d’administration interne de l’Association. Une fois approuvé par le Conseil d’Administration, le règlement devra être porté à la connaissance de l’ensemble des membres.